De acuerdo con cifras de Confecámaras, en el 2022 se crearon 310.731 nuevas empresas en Colombia, 1 % más que en el 2021, cuando nacieron 307.679 unidades productivas. Así se desprende del Informe de Dinámica de Creación de Empresas realizado por esta entidad, con base en la información del Registro Mercantil de las 57 cámaras de comercio en el país. 

En ese contexto de nuevas empresas emergentes, uno de los consejos fundamentales que reciben los emprendedores es tener una contabilidad saludable en sus negocios, puesto que es allí donde se lleva todo lo relacionado con las finanzas. 

Por lo tanto, la contabilidad se convierte en una herramienta indispensable en cualquier empresa debido a que permite generar estrategias que ayudan a mejorar el rendimiento económico a largo plazo. 

En ese sentido, Ser Contable, un ‘outsourcing’ contable, comparte cinco puntos que los empresarios colombianos deben tener en cuenta para que sus negocios lleven bien las cuentas y tengan una adecuada administración de las finanzas: 

1. Softwares contables

Una de las cosas más importantes para llevar de forma efectiva la contabilidad de una empresa es tener un buen software contable. Los programas contables ayudan en la gestión y control de los gastos, registrando todos los movimientos, para realizar la declaración de impuestos y unas proyecciones precisas del negocio. Entre ellos está la nómina electrónica. 

Muchas de las empresas y negocios en Colombia aún siguen utilizando cuadernos o tablas de Excel para llevar las cuentas, sin embargo, desde hace varios años la nómina electrónica llegó para cumplir un papel relevante porque permite estandarizar los procesos de contratación laboral y administrar los gastos operativos en tiempo real. 

2.Declarar y pagar impuestos

La buena contabilidad de un negocio depende de muchas cosas, pero entre las más importantes está el que todas las empresas deben cumplir con sus obligaciones tributarias. Se deben conocer a fondo los impuestos que se deben pagar, por ejemplo, el IVA y la renta. Por ello es necesario conocer el calendario fiscal. 

3. Bases de datos de clientes y proveedores

Algo esencial es tener a la mano los datos de los clientes y los proveedores para facilitar el acceso rápido y la búsqueda de información. 

Esta es una herramienta potente, ya que permite detectar oportunidades de negocio, realizar segmentaciones y mejorar la fidelización de los clientes. 

4. Balance de cuentas

Para realizar un balance contable, se deben tener los soportes correspondientes que reflejan los activos, los pasivos y el patrimonio de la empresa. 

Es recomendable revisar cada cierto tiempo que toda la información contable sea correcta. De esta manera, no se tendrá ningún problema a la hora de presentar los informes fiscales y evitar posibles sanciones. 

Esto también se puede hacer a través de softwares contables, permitiendo claridad sobre el estado de resultados y los flujos de caja. Por otro lado, es fundamental registrar los egresos e ingresos que se realizan día a día, es decir, tanto el dinero que se recibe como el dinero que sale por gastos o inversiones.

5.Un asesor confiable

Para todas aquellas pymes o emprendedores que inicien un negocio y no tengan mayor conocimiento en materia contable o fiscal, las asesorías contables surgen para dar respuesta a sus necesidades. 

La recomendación es buscar ese asesor contable que ayude a la empresa a tener un mayor control y seguimiento de su información contable, tributaria, legal, financiera y de tesorería, con el fin de tener información oportuna, veraz y que sirva para la toma de decisiones.

Más allá de libros de contabilidad

Teniendo en cuenta las recomendaciones, se entiende que la contabilidad de una empresa va más allá de libros, facturas y estados financieros, es una herramienta para conocer el estado actual y tomar futuras decisiones.

“Si tiene un negocio o quiere emprender, saber algo de contabilidad o tener un experto que lo asesore es muy importante, puesto que se tiene mayor control y seguimiento en la evolución de las entradas y salidas de dinero, como también una visión clara de la situación financiera de la misma”, mencionan los expertos contables de Serco. 

Por último, “con estas recomendaciones y buenas decisiones contables es posible impulsar su sueño de emprender o tener una mejor salud financiera, garantizando que su proyecto pueda funcionar correctamente a largo plazo y sin problemas fiscales futuros”, concluyó Francisco De La Cajiga, director de Serco.

Otra recomendación es que, de acuerdo con la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), el 1 de junio es la fecha máxima de implementación para el documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema POS, de acuerdo con la calidad de contribuyente en relación al impuesto de renta y complementarios.

Según el Estatuto Tributario, aquellos que no cumplan con los requisitos de facturación electrónica podrían enfrentar el cierre del establecimiento por hasta 30 días, así como multas pecuniarias de hasta el 1 % del valor involucrado en las facturas no cumplidas.

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