Lo anterior implica que, además de los conocimientos técnicos sobre los temas de su competencia, deberá saber comportarse a la altura del cargo y cómo ofrecer una imagen positiva del mismo; para esto último nada mejor que conocer al menos los aspectos básicos del Protocolo.

Me sorprende escuchar cuando un funcionario público dice: “Conmigo nada de protocolos”, “nada de protocolo en ese evento”, o “a mi no me gusta el protocolo”; con ello sólo deja ver que no tiene claridad sobre lo que significa ese concepto, particularmente en el ámbito del sector público, en el cual aplicarlo no es una opción sino que inclusive está regulado por normas que obligan. Estoy segura de que quien se expresa como anoté antes, lo que quiere decir es que prefiere la informalidad, que son dos cosas muy distintas.

Y, aun cuando sea una persona muy informal, no podría decir tales cosas pues, por ejemplo, no es posible que en un acto público al Gobernador o al Alcalde los ubiquen en la tercera o quinta fila, que escuchen el himno nacional sentados, que mencionen a Monseñor por su nombre de pila o que decoren el salón con la bandera en forma de moño, cortina o mantel…como a veces lo hacen.

Es imperativo saber qué es Protocolo, para qué sirve y cuándo se usa y, de paso, cambiar la idea de que es sinónimo de tieso, acartonado o rebuscado.

Es muy grande la utilidad que tiene para un funcionario el saber cómo desenvolverse con solvencia en las actividades de su cargo; el hacerlo le quita presión y contribuye a ofrecer una buena imagen, lo que es vital en estos casos.

El Protocolo Oficial se refiere sencillamente a la organización, comportamientos y respeto debido a ciertos símbolos especialmente apreciados por la comunidad.

Muchos de ellos se precisan en normas que el Gobierno ha emitido para asegurar el trato respetuoso y adecuado para las personas que lo representan en todo nivel. Establece las precedencias de quienes forman parte de él, facilita la organización de los eventos y dice cómo es el trato que se debe dar a otras autoridades o a visitantes y que tengan determinadas dignidades.

Cada país establece su propio Protocolo y dicta sus Decretos al respecto y su cumplimiento, como lo anoté antes, no es una opción personal sino una obligación que no debe entenderse como una carga molesta, sino como una gran ayuda para facilitar la convivencia.

¿Qué dice el Protocolo? Entre los diversos aspectos que trata, las normas establecen, por ejemplo:
* Cuál es la precedencia de las autoridades en Colombia
* Cómo se ubican los personajes en diferentes situaciones
* En qué lugar de una mesa principal se debe ubicar según el cargo
* Dónde se ubican las banderas
* Cuándo se izan las banderas y de qué manera deben permanecer
* Cómo se escucha el himno nacional (no es con la mano en el pecho)
* El orden en que se deberán dirigir al público
* Cómo se establecen las precedencias para diversas situaciones
* Cómo ubicar lo público y lo privado
* Cómo ubicar a los representantes de las fuerzas militares y la policía
* Dónde ubicarse si es anfitrión
* Los tratamientos correctos para dirigirse a los dignatarios
* Tratamiento cuando se rinde homenaje a una persona
* Distinciones que impone cada institución
* Cuándo exigir su cumplimiento... entre otros

Habrán podido observar que conocer las normas del protocolo facilita actuar con tranquilidad y seguridad, no tiene nada de acartonamiento, por el contrario, no saberlo puede llevarle a cometer imprudencias que con certeza lo harán sentir incómodo y le generarán críticas ácidas que hubieran podido evitar.

Y no tienen que aprenderse todo un tratado, pero unos aspectos básicos les serán de gran ayuda.
Por supuesto, quienes le acompañen en la gestión también deberán conocerlo y aplicarlo; mucho mejor si la Institución cuenta con alguien que conozca a fondo la materia y está pendiente de asesorar en forma permanente.  

Finalmente, es pertinente destacar que, con algunas variantes, el Protocolo Oficial obliga no sólo a la primera autoridad sino también a los funcionarios.